¿Cómo usar la validación de datos para restringir datos en Google Sheets?

Google Sheets es una herramienta conveniente que puede utilizar para colaborar con sus empleados, colegas, estudiantes y amigos. Dado que cualquier persona que tenga acceso a una hoja de Google puede realizar cambios fácilmente, es posible que se ingresen entradas incorrectas y datos no válidos.

Por ejemplo, digamos que hay una columna de fecha en una hoja de cálculo. Un usuario podría realizar una entrada en formato de fecha o texto (es decir, 15/10/2019 o 15.10.2019). Esto último dificultará el cálculo y la clasificación de los datos.

La buena noticia es que, con la función de Validación de datos, puede implementar controles estrictos dentro de las celdas o rangos específicos en la hoja para evitar que los usuarios ingresen cualquier cosa que no cumpla con los parámetros que estableció.

En esta guía, analizaremos cómo utilizar la función. También aprenderá a usar Protección de hojas para bloquear una hoja completa o áreas seleccionadas en ella.

Cómo utilizar la validación de datos en Google Sheets

A continuación, se explica cómo agregar la validación de datos a una celda o un rango en Hojas de cálculo de Google:

1. Inicie su navegador.
2. Ingresa https://docs.google.com/spreadsheets/ en la barra de URL y presiona Enter en tu teclado.
3. Abra la hoja de cálculo que desea modificar.
4. Resalte la celda o rango que desea validar.
5. Haga clic en Datos en la barra de menú y luego haga clic en Validación de datos en el menú contextual.
6. En la ventana que se abre, expanda el menú desplegable 'Criterios' y seleccione el tipo de datos que los usuarios pueden ingresar en las celdas que seleccionó (por ejemplo, Fecha, Número, Texto, etc.).
7. Ahora, en la opción 'Sobre datos no válidos:', puede elegir si desea que se muestre una advertencia cuando un usuario ingrese datos no válidos o simplemente rechazar la entrada y mostrar un mensaje de error.

Si selecciona 'Mostrar advertencia', se notificará al usuario de las instrucciones establecidas para la celda, pero no se rechazará la entrada. Más bien, estará marcado con un indicador rojo.

Pero si selecciona 'Rechazar entrada', la entrada no se permitirá y el usuario recibirá un error que dice: 'Los datos que ingresó violan las reglas de validación de datos establecidas en esta celda'.

8. Si elige 'Rechazar entrada', puede marcar la casilla de verificación que dice 'Mostrar texto de ayuda de validación:' en la opción 'Apariencia'. Luego, escriba un mensaje útil que le muestre al usuario lo que se requiere para que los datos sean válidos.

Ahí tienes. Ahora sabe cómo restringir la entrada de datos en una hoja de trabajo.

Cómo bloquear una columna en Google Sheets

Puede bloquear celdas, rangos o toda la hoja de cálculo para que no se puedan editar sin permiso.

Siga estos sencillos pasos para hacerlo:

1. Inicie su navegador.
2. Ingresa https://docs.google.com/spreadsheets/ en la barra de URL y presiona Enter en tu teclado.
3. Abra la hoja de cálculo que desea proteger.
4. Resalta la celda, columna o fila que te gustaría bloquear. También puede resaltar toda la hoja de trabajo si lo desea.
5. Haga clic con el botón derecho en una de las celdas seleccionadas y seleccione 'Proteger rango ...' en el menú contextual.
6. En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese una descripción para la celda o rango que seleccionó y luego haga clic en el botón que dice 'Establecer permisos'.
7. Ahora, puede elegir 'mostrar una advertencia al editar este rango' o 'restringir quién puede editar este rango'. Si selecciona este último, expanda el menú desplegable y luego seleccione si desea solo a usted oa otros usuarios también para poder editar los campos seleccionados.

Esperamos que esta guía te haya resultado útil.

La protección de la hoja es útil cuando se recopilan datos de los usuarios y cuando desea asegurarse de que las entradas contenidas en su hoja de cálculo estén libres de errores.

La validación de datos, por otro lado, asegura que los usuarios no envíen datos con formato incorrecto. Es particularmente útil cuando necesita configurar fórmulas o realizar tareas de automatización que no funcionarán correctamente cuando se han utilizado formatos de datos incorrectos.

En ese sentido, ahora te dejamos con este consejo: mantén siempre tu PC a salvo de elementos maliciosos que pueden causar fallas en el sistema y pérdida de datos. Utilice Anti-Malware para ejecutar un análisis completo del sistema hoy. Dese la tranquilidad que se merece.

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